Key performance indicator là gì? Vai trò và cách xây dựng hiệu quả

Chắc hẳn bạn đã nhiều lần nghe đến khái niệm KPI và KPI ngày càng được sử dụng rộng rãi. KPI thực chất là từ viết tắt của Key Performance Indicator. Vậy Key Performance Indicator là gì? Theo dõi bài viết dưới đây và Wikilagi sẽ chia sẻ đến bạn tất tần tật thông tin liên quan đến chủ đề này.

Key performance indicator là gì?

Key Performance Indicator hay KPI tức lag chỉ số đánh giá hiệu công việc. Đây là thước đo định lượng được sử dụng để đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu cá nhân, nhóm tổ chức. Khái niệm này giúp theo dõi tiến độ công việc, xác định chính xác ưu và nhược điểm cần khắc phục một cách hiệu quả nhất.

Key Performance Indicator là gì?

Đặc điểm của key performance indicator là gì?

• Định lượng: KPI phải được thể hiện bằng số liệu cụ thể, có thể đo lường được.
• Liên quan đến mục tiêu: KPI phải liên quan trực tiếp đến mục tiêu mà cá nhân, nhóm hoặc tổ chức muốn đạt được.
• Có thể đo lường được: KPI phải có thể đo lường được một cách dễ dàng và chính xác.
• Có thời hạn: KPI phải có thời hạn cụ thể để đánh giá hiệu quả.
• Có thể so sánh được: KPI phải có thể so sánh được với các mục tiêu khác hoặc với các KPI trong quá khứ.

Ví dụ:

• • Doanh thu bán hàng, lợi nhuận, số lượng sản phẩm được sản xuất, tỷ lệ lỗi sản phẩm.
  • Tỷ lệ thị phần, lợi nhuận ròng, giá trị thương hiệu, mức độ hài lòng của nhân viên.

Lợi ích khi đưa KPI vào công việc

Không thể phủ nhận việc KPI có ảnh hưởng lớn đến sự phát triển của một doanh nghiệp nói chung và với trừng cá nhân nói riêng. Các lợi ích khi sử dụng KPI bao gồm:

• Giúp theo dõi tiến độ công việc: giúp theo dõi tiến độ công việc và xác định xem các mục tiêu có đang được đạt được hay không.
• Xác định điểm mạnh và điểm yếu: giúp xác định điểm mạnh và điểm yếu trong hoạt động của cá nhân, nhóm hoặc tổ chức.
• Đưa ra quyết định cải tiến hiệu quả: giúp đưa ra quyết định cải tiến hiệu quả công việc và đạt được mục tiêu
• Tăng cường động lực cho nhân viên: KPI giúp tăng cường động lực cho nhân viên bằng cách cho họ biết họ đang làm tốt như thế nào và cần cải thiện những gì.
• Cải thiện hiệu suất hoạt động: KPI giúp cải thiện hiệu suất hoạt động của cá nhân, nhóm và tổ chức.

Lợi ích của KPI

Những lầm tưởng về KPI mà doanh nghiệp thường mắc phải

Ngoài lợi ích được chia sẻ bên trên thì bạn cũng cần biết một vài vấn đề về hạn chế của KPI. KPI không phải là giải pháp cho tất cả mọi vấn đề. Việc sử dụng KPI hiệu quả cần có sự kết hợp với các yếu tố khác như chiến lược, quy trình và văn hóa tổ chức. KPI cần có sự kết nối để hỗ trợ xây dựng toàn bộ nỗ lực bên trong tổ chức theo hướng định sẵn. Nếu không thì có thể sẽ gây tổn thất nặng nề cho cá nhân và tổ chức sử dụng.

• Hầu hết mọi thước đo KPI đều giúp cải thiện hiệu suất
• Mọi thước đo đều có thể thành công trong bất kỳ tổ chức nào, ở bất kỳ thời điểm nào
• Mọi thước đo mục tiêu đều là KPI nhưng thực chất nó là thước đo hiệu suất quan trọng đối với việc đạt được mục tiêu chiến lược của tổ chức
• Tổ chức sẽ cải thiện được hiệu suất bằng cách ràng buộc KPI với lương thưởng nhưng thực chất sự công nhận, tôn trọng và được thể hiện bản thân là những động cơ quan trọng hơn.
• Có thể đặt ra các hiệu suất cuối năm
• Đo lường hiệu suất khá đơn giản và các thước đo hợp lý tồn tại rất rõ ràng. Tuy nhiên lại bỏ qua công tác đo lường hiệu suất hoặc chỉ được học sơ sài.

Các loại KPI cho từng lĩnh vực

KPI là thước đo hiệu suất trong kinh doanh. Trong từng lĩnh vực riêng biệt, KPI được chia nhỏ cho phù hợp với từng lĩnh vực bao gồm:

KPI kinh doanh

• Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu
• Chi phí thu hút khách hàng
• Tỷ lệ giữ chân khách hàng
• Giá trị khách hàng trọn đời
• Tỷ suất lợi nhuận gộp
• Tỷ lệ quay vòng hàng tồn kho
• Tỷ suất lợi nhuận đầu tư
• Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng

KPI tài chính

• Tỷ suất lợi nhuận
• Tỷ suất lợi nhuận gộp
• Tỷ suất lợi nhuận đầu tư
• Dòng tiền
• Tỷ suất quay vòng phải thu
• Tỷ suất quay vòng phải trả
• Tỷ suất vốn hoạt động
• Tỷ suất nợ vay trên vốn chủ sở hữu
• Lợi nhuận gộp
• Lợi nhuận ròng
• Lợi nhuận trên mỗi cổ phiếu

KPI bán hàng

• Doanh số bán hàng
• Tỷ lệ tăng trưởng doanh số bán hàng
• Chi phí thu hút khách hàng mới
• Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng
• Giá trị đơn hàng trung bình
• Tỷ lệ chuyển đổi từng bước trong quy trình bán hàng
• Tỷ lệ giữ chân khách hàng
• Tỷ lệ tăng doanh số qua việc bán thêm sản phẩm/dịch vụ

Một số loại KPI cho từng lĩnh vực

KPI Marketing

• Nhận thức về thương hiệu
• Lưu lượng truy cập trang web
• Tỷ lệ nhấp chuột
• Tương tác trên mạng xã hội
• Tỷ lệ chuyển đổi
• Chi phí thu hút khách hàng mới
• Chi phí mỗi khách hàng tiềm năng
• Khách hàng tiềm năng đã đủ điều kiện từ marketing
• Khách hàng tiềm năng đã đủ điều kiện từ bán hàng
• Tỷ suất lợi nhuận đầu tư từ truyền thông mạng xã hội theo nền tảng
• Tỷ suất lợi nhuận đầu tư từ quảng cáo
• Tỷ suất lợi nhuận đầu tư
• Giá trị vòng đời khách hàng

KPI phòng hành chính nhân sự

• Tỷ lệ Luân chuyển Nhân sự
• Thời gian Tuyển dụng Trung bình
• Tỷ lệ Nghỉ việc
• Tỷ lệ Tham gia Đào tạo
• Độ Hài lòng của Nhân viên
• Tỷ lệ Giữ chân Nhân viên
• Tỷ lệ Tuyển dụng Thành công
• Chi phí Tuyển dụng Trung bình
• Độ Ổn định Nhân sự

KPI phòng Kế toán

• Thời gian hoàn thành báo cáo tài chính
• Tuân thủ thời hạn nộp thuế
• Tỷ lệ hồ sơ được xử lý kịp thời
• Chi phí kế toán trên doanh thu
• Tỷ lệ độ chính xác của dự báo tài chính
• Tỷ lệ tuân thủ bộ quy tắc kế toán
• Hiệu quả tự động hóa quy trình kế toán

KPI chăm sóc khách hàng

• Tổng số yêu cầu / khiếu nại của khách hàng
• Thời gian phản hồi trung bình
• Tỷ lệ giải quyết vấn đề ngay lần đầu tiên
• Độ hài lòng của khách hàng
• Chỉ số đo lường khả năng giới thiệu dịch vụ của KH
• Tỷ lệ giữ chân khách hàng
• Thời gian giải quyết trung bình
• Tỷ lệ hủy dịch vụ

KPI quản lý dự án

• Thời gian hoàn thành dự án
• Chỉ số hiệu suất chi phí
• Chỉ số hiệu suất lịch trình
• Giá trị đạt được
• Tỷ lệ thay đổi phạm vi dự án
• Mật độ lỗi
• Sử dụng tài nguyên
• Sự hài lòng của khách hàng
• Chỉ số tinh thần đội nhóm

KPI có vai trò quan trọng trong việc phát triển doanh nghiệp

Cách xây dựng KPI hiệu quả

Để xây dựng KPI cho đúng của mỗi doanh nghiệp cần xác định mục tiêu kinh doanh. Các bước dưới đây là điều bạn cần cho việc xây dựng và phát triển cá nhân và tổ chức.

Bước 1: Xác định mục tiêu

• Mục tiêu cần phải cụ thể, đo lường được, đạt được, có liên quan và có thời hạn

Bước 2: Xác định các lĩnh vực then chốt

Bước 3: Lựa chọn các chỉ số KPI

• Các chỉ số KPI cần đáp ứng các tiêu chí bao gồm: Có thể đo lường được, liên quan đến mục tiêu, phản ánh hiệu suất

Bước 4: Xác định mục tiêu cho từng chỉ số KPI

• Mục tiêu KPI cần phù hợp với mục tiêu chung và khả năng thực hiện của tổ chức

Bước 5: Lập kế hoạch theo dõi và báo cáo

• Điều này giúp đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra điều chỉnh cần thiết để đạt được mục tiêu.

Bước 6: Xem xét và điều chỉnh KPI

• KPI cần được xem xét và điều chỉnh định kỳ để đảm bảo rằng chúng vẫn phù hợp với mục tiêu và chiến lược của tổ chức.

Quy trình xây dựng KPI

KPI cần được xây dựng với sự tham gia của tất cả các bên liên quan, bao gồm ban lãnh đạo, nhân viên và khách hàng. KPI cần được truyền đạt một cách rõ ràng và dễ hiểu cho tất cả mọi người. KPI cần được sử dụng để thúc đẩy hiệu suất và cải thiện kết quả kinh doanh.

Tổng kết

Trên đây là thông tin được Wikilagi tổng hợp và chia sẻ đến bạn. Hi vọng bạn có thể hiểu được định nghĩa của Key performance indicator là gì? Và có thể đưa ra những biện pháp tốt giúp phát triển doanh nghiệp. Đừng bro qua các bài viết khác được chai sẻ từ hệ thống Wikilagi để có được câu trả lời chính xác và nhanh chóng nhất.